Kiến thức : SketchUp teamwork ( phần 1 : phương pháp truyền thống)

     Chào tất cả mọi người sau gần năm năm sử dụng SketchUp cho công việc cá nhân cũng như teamwork tôi nhận ra khả năng rất lớn của SketchUp về quản lí file nặng và làm việc theo nhóm. Đây là một tính năng rất thú vị trong SketchUp mà ít người chú ý đến do việc người sử dụng thường làm việc cá nhân nhiều hơn là làm theo nhóm. Sau khi đọc xong bài viết này bạn hoàn toàn có thể setup cho 10 người cùng làm việc trên một file SketchUp rất đồng bộ và hiệu quả. Việc này cũng mở ra cơ hội về việc trong tương lai các công ty sẽ không còn cần đến văn phòng nữa mà họ sẽ làm việc tại nhà,tại khách sạn,đi du lịch hoặc quán cà phê thông qua hệ thống làm việc nhóm.
    Đầu tiên chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về mô hình làm việc theo nhóm. Làm việc theo nhóm là việc trên hai máy cùng làm việc với nhau thao tác chung trên 1 file dữ liệu. Trong trường hợp dưới đây tôi mô phỏng có 5 máy con cùng làm việc trên một file và có một quản lí để thống nhất hay quản lí sự đồng bộ của các file này. Như vậy nếu nhóm có hai người thì cũng cần có một người quản lí kiêm làm việc. Quy mô số người càng lớn làm việc mỗi file thì vai trò quản lí càng quan trọng và nặng nề hơn ( lương của management trong trường hợp quản lí vài chục người làm chung khoảng 5k$/1 tháng).




     Thứ hai việc chúng ta cần là sử dụng một tài khoản đám mây ( các dịch vụ phổ biến bao gồm Dropbox, Google Driver,Box,Mega v.v..) tài khoản này sẽ cung cấp cho chúng ta một dung lượng miễn phí để dùng thử,nếu quy mô công việc lớn hơn bạn có thể mua thêm dung lượng với giá khá mềm ( 100GB/200-500 vnd/1 năm ). Tại folder của ổ mây này bạn tạo ra một folder con chưa file SketchUp của mình cộng với các file sử dụng kèm như thư viện,hình ảnh minh hoạ,quy chuẩn,quy ước công việc v.v...( việc này sẽ tạo ra sự đồng bộ về cách đặt tên group,thư viện sử dụng).
     Thứ ba về nhân sự. Các thành viên trước khi tham gia teamwork phải được hướng dẫn về quy tắc làm việc chung. Ví dụ phương pháp đặt tên group,màu vật liệu sử dụng,style sử dụng,Thư viện vật dụng v.v...
     Thứ tư về phương pháp thực hiện.
     Đầu tiên người quản lí phải chia việc ra cho các máy con bằng cách tạo file gốc,file này là file concept độ chi tiết chưa cao hoặc đơn giản chỉ phân vùng làm việc. Các màu trên tương ứng với các phần công việc chia cho các máy con phía dưới. Sau khi chia vùng làm việc như dưới chúng ta sẽ chọn từng vùng và make component ( bắt buộc make component) năm vùng thao tác này sẽ tương ứng với 5 component khác nhau ( lưu ý nhớ đặt tên cho component).



     Sau khi đã set các đối tượng về component chúng ta bắt đầu chọn vào từng đối tượng > click phải > save as . Việc này sẽ lưu file ra với tên chúng ta đã đặt cho component.

     Bên dưới là cơ cấu một folder trong dropbox với file tổng của quản lí và các file con dành cho máy con làm việc Lúc này mỗi máy con sẽ đảm nhận một file theo số thứ tự được giao để làm việc mà không cần biết các máy con khác làm như thế nào. Tuy nhiên các quy tắc về đặt tên,sử dụng layer hoặc vật liệu phải được tuân thủ chặt chẽ như đã giới thiệu ở bước trên.

     Khi các máy con làm việc với file xong ( kết thúc cả quá trình hoặc kết thúc một phân đoạn nào đó) nhiệm vụ của quản lí sẽ là load lại các file con vào file tổng để kiểm tra. Để load file vào ta sẽ chọn đối tượng. Minh hoạ là staff 1 sau đó click phải > Reload... sau đó ta sẽ chọn vào file có tên tương ứng là "staff 1" tại folder " staff folder" . Lúc này file đã được chỉnh sửa sẽ nằm chính xác vào vị trí đã quy ước ngay từ đầu,kèm theo đó các các đối tượng đã được máy con staff 1 thêm vào trong quá trình làm việc. lần lượt reload 5 lần như vậy chúng ta sẽ có file tổng với đầy đủ thông tin. Nếu quản lí sau khi kiểm tra file thấy có lỗi ở một khu vực nào bất kì sẽ yêu cầu người chịu trách nhiệm ở khu vực đó tiếp tục sửa chữa.
     Việc sử dụng ổ đám mây là nơi chưa dự án này làm cho nó trở nên rất linh động. Chỉ cần một staff nhấn save là ngay lập tức file con sẽ được lưu lên đám mây. Quản lí chỉ việc reload lại là có thể kiếm tra toàn bộ.

     Đánh giá ưu nhược điểm:

Ưu điểm:
Hợp tác theo nhóm hiệu quả,nhanh chóng. Không cần thiết việc gặp trực tiếp chỉ cần internet đủ mạnh ( hoặc mạng LAN).
Nhược điểm:
- Với project nhỏ rất hiệu quả còn với các project khổng lồ rất bất tiện do quá nhiều file và nhiều người tham gia,dễ dẫn đến nhầm lẫn file và xung đột các file.
- Management không phân quyền file riêng cho từng người được,ai cũng có thể truy cập dữ liệu của toàn bộ dự án dẫn đến nguy cơ lộ thông tin.
- Management làm việc thủ công,không quản lí bằng nhiều phương tiện khác như smartphone nay máy tính bảng được.
- Đào tạo nhân sự phải đồng bộ và có chung trình độ để làm việc hoàn hảo trên hệ thống này.

     Đây là phương pháp làm việc nhóm truyền thống nhất tuy nhiên một phần nào đó nó sẽ đáp ứng được nhu cầu công việc của các đơn vị vừa và nhỏ. Trong bài sau tôi sẽ viết về phương pháp làm việc nhóm cự kì trực quan,rất chuyên nghiệp dành cho cả management lẫn staff .
   
Goodbye.